Če podjetje prodaja izdelke ali storitve, potrebuje urejen način za izdajo računov, sprejem plačil in spremljanje prometa. Pri tem ima ključno vlogo POS sistem, ki poveže prodajno mesto, blagajno, plačila, davčno potrjevanje in podatke o poslovanju v enoten proces.
Kaj je POS sistem?
Kratica POS pomeni Point of Sale, torej prodajno mesto. V praksi je to mesto, kjer kupec plača izdelek ali storitev. Včasih je bila blagajna predvsem naprava z gotovinskim predalom, danes pa sodobni prodajni oziroma blagajniški sistem običajno vključuje programsko opremo, naprave in zaledni sistem. Podjetju omogoča izdajo računov, sprejem plačil, evidentiranje prodaje ter pogosto tudi upravljanje zalog, artiklov, kupcev, zaposlenih in poročil.
To pomeni, da tak sistem ni uporaben samo zato, ker izda račun. Njegova prava vrednost je v tem, da podjetju pomaga hitreje delati, zmanjšati napake in imeti boljši pregled nad prodajo.
Kaj običajno vključuje POS sistem
- izdajo računov
- sprejem plačil
- davčno potrjevanje računov
- spremljanje prometa
- upravljanje zalog in artiklov
- poročila in analitiko
- podporo več načinom plačila
Kako POS deluje v praksi
1. Osnovni potek prodaje
Osnovni postopek je preprost. Prodajalec izbere izdelek ali storitev, sistem izračuna znesek, kupec plača, blagajna izda račun in transakcija se zabeleži. Če je sistem povezan z zalogami, se količina prodanega izdelka samodejno zmanjša. Če je povezan z zaledno pisarno, se podatki sinhronizirajo za kasnejše poročanje, analitiko, računovodstvo ali upravljanje poslovanja.
2. Tipičen prodajni postopek
Tipičen prodajni postopek vključuje:
- izbor artikla ali storitve
- dodajanje cene, DDV-ja in morebitnih popustov
- izbiro načina plačila
- pripravo računa
- davčno potrjevanje pri FURS-u
- izročitev računa kupcu
- shranjevanje podatkov v sistem
Za uporabnika mora biti ta proces čim bolj jasen. Prodajalec ne sme izgubljati časa s tehničnimi koraki. Sistem mora hitro voditi prodajo od izbire artikla do izdanega računa.
Iz česa je sestavljen prodajni sistem
1. Strojna oprema POS sistema
Tak sistem ima običajno dva glavna dela: strojno opremo in programsko opremo.
Strojna oprema lahko vključuje:
- računalnik
- tablico ali telefon
- POS terminal
- čitalnik črtnih kod
- tiskalnik računov
- gotovinski predal
- kartični terminal
- zaslon za kupca
- tehtnico
- mobilno napravo za delo na terenu
2. Programska oprema POS sistema
Programska oprema pa skrbi za:
- izbor artiklov in storitev
- izračun cen, davkov in popustov
- izdajo računov
- podporo različnim plačilom
- davčno potrjevanje računov
- vodenje zalog
- zaključek blagajne
- blagajniška poročila
- pregled prometa
- upravljanje uporabnikov
- povezavo z zaledno pisarno
Zato je pomembno, da podjetje sistema ne izbira samo po videzu blagajne. Pomembno je tudi, kako dobro rešitev podpira vsakodnevno delo, različne naprave, plačilne načine, davčne zahteve in poročanje.
POS sistem in davčna blagajna nista povsem isto
POS sistem je širši pojem. Pokriva prodajno mesto, plačila, izdajo računov, zaloge, poročila in širše poslovne procese. Davčna blagajna pa je del tega sistema, ki skrbi za pravilno izdajo in davčno potrjevanje računov.
V Sloveniji je davčno potrjevanje pomembno zato, ker mora biti račun pri gotovinskem poslovanju potrjen prek informacijskega sistema FURS. Blagajna podatke o računu pošlje v potrditev, FURS pa vrne potrditvene podatke, ki se vključijo na račun.
Kako deluje davčno potrjevanje pri FURS-u
Davčno potrjevanje običajno vključuje:
- pripravo računa
- elektronski podpis oziroma zaščitno oznako
- pošiljanje podatkov FURS-u
- prejem potrditve
- izpis ali pošiljanje računa kupcu
Za prodajalca mora ta postopek potekati v ozadju. Dober sistem zato ne sme uporabnika obremenjevati s tehničnimi koraki, ampak mora izdajo računa izvesti hitro in pravilno.
Zakaj podjetja uporabljajo sodobno blagajno
Podjetja uporabljajo takšne rešitve predvsem zato, ker želijo hitrejše in bolj urejeno poslovanje.
1. Glavne prednosti POS sistema
- skrajša čas izdaje računov
- zmanjša ročni vnos
- zmanjša napake pri cenah in davkih
- omogoči boljši pregled nad dnevnim prometom.
- spremljanje gotovine
- podpora kartičnim plačilom, bonom in deljenim plačilom
- vodenju artiklov in storitev
- priprava podatkov za računovodstvo.
2. Kdo uporablja POS sistem?
Uporaben je v trgovinah, frizerskih in kozmetičnih salonih, gostinskih obratih, servisih, pri ponudnikih storitev, obrtnikih, stojnicah, mobilnih prodajalcih in podjetjih z več blagajnami ali prodajnimi mesti.
Za manjša podjetja je še posebej pomembno, da rešitev ni predraga, zapletena ali vezana na posebno opremo. Veliko podjetnikov želi začeti z napravo, ki jo že imajo, na primer telefonom, tablico ali računalnikom, nato pa sistem po potrebi razširiti.
Mobilna blagajna in delo zunaj klasičnega pulta
Mobilna blagajna omogoča izdajo računov prek telefona, tablice ali prenosne naprave. To je uporabno, kadar prodaja ne poteka samo za klasičnim prodajnim pultom.
1. Kdaj je mobilna blagajna uporabna?
Tak način dela pride prav pri prodaji na terenu, sejemski prodaji, mobilnih storitvah, dostavi, servisu pri stranki, gostinski terasi ali več prodajnih točkah znotraj istega prostora. Mobilna rešitev mora biti hitra, pregledna in zanesljiva. Če podpira tudi delo brez internetne povezave, je še bolj uporabna, saj prodaja ne zastane takoj, ko povezava ni stabilna.
2. Kaj mora omogočati dobra mobilna blagajna
- hitro izdajanje računov
- jasen uporabniški vmesnik
- iskanje po artiklih, opisu ali črtni kodi
- podporo več načinom plačila
- davčno potrjevanje
- delovanje na različnih napravah
- sinhronizacijo z zaledno pisarno
- poročila o prometu
- zaključek blagajne
- upravljanje artiklov, cen in davčnih skupin
- možnost dela z več blagajnami v istem podjetju.
Kako se v to vključuje Shopsy
Kaj je Shopsy?
Shopsy je predstavljen kot mini davčna blagajna oziroma maloprodajni informacijski sistem, ki ga sestavljata Shopsy Office kot zaledna pisarna in Shopsy blagajna kot prodajno oziroma blagajniško okolje.
To pomeni, da Shopsy ni samo aplikacija za izpis računa. Namenjen je manjšim prodajnim in storitvenim podjetjem, ki potrebujejo mobilno davčno blagajno, osnovno vodenje prodaje, sinhronizacijo podatkov in podporo davčnemu potrjevanju.
Prednosti sistema Shopsy
- uporaba na strojni opremi po izbiri uporabnika. Podjetju ni treba takoj kupiti celotnega novega blagajniškega sistema, če lahko uporablja podprt telefon, tablico, računalnik ali tiskalnik. To zniža začetni strošek in olajša uvedbo.
- Shopsy podpira Windows, Android in iOS, zato podjetje ni vezano samo na eno vrsto naprav. Blagajno lahko uporablja na mobilnih napravah ali na fiksni lokaciji, kar je uporabno za trgovine, salone, terensko delo in začasne prodajne lokacije.
- Podpira tudi neomejeno število blagajn v enem podjetju. Podjetje lahko začne z eno blagajno, nato pa doda dodatne naprave ali prodajna mesta. To je uporabno pri več prodajalcih, več lokacijah, sezonski prodaji, dogodkih, salonih z več izvajalci ali gostinskih lokalih z več delovnimi mesti.
- Shopsy redno sinhronizira podatke iz mini davčne blagajne v Shopsy Office. To je pomembno, ker blagajna sama rešuje samo del problema. Podjetnik potrebuje tudi pregled nad prometom, artikli, dokumenti, uporabniki in poslovanjem.
- Rešitev podpira pripravo podatkov za FURS in davčno potrjevanje računov. Ena izmed praktičnih funkcij je tudi možnost izdaje računa brez internetne povezave, pri čemer je fiskalizacija možna še 48 ur po izdaji računa kupcu. To je koristno pri delu na terenu, sejmih, stojnicah, mobilnih storitvah ali lokacijah s slabšo povezavo.
- Shopsy omogoča prikaz slik izdelkov in storitev.
- hitro iskanje po opisu ali črtni kodi ter prilagoditev gumbov. To pospeši delo in zmanjša možnost napačne izbire artikla.
- Možnost prilagajanja videza, barv, gumbov in vtičnikov je uporabna, ker frizerski salon, trgovina, gostinski obrat in mobilni servis nimajo enakega prodajnega procesa.
- Podprti so računi, prejemki, izdatki, blagajniško poročilo, zaključek blagajne, saldo blagajne in več vrst plačil, med njimi gotovina, kartice, boni, deljena plačila in odloženo plačilo
- Pri storitvenih dejavnostih je uporabna tudi možnost izbire uporabnika za vsak račun posebej, na primer v frizerskem salonu ali gostinskem obratu.
- Na voljo je tudi koledar za zasedenost, rezervacije, opombe in odsotnosti kot doplačljiv vtičnik.
Kdaj je mini davčna blagajna prava izbira
1. Kdaj izbrati mini davčno blagajno?
Mini davčna blagajna je dobra izbira, kadar podjetje potrebuje praktično, cenovno dostopno in hitro uvedljivo rešitev. Primerna je za manjše trgovine, storitvene dejavnosti, mobilne prodajalce, podjetnike začetnike, salone, manjše gostinske obrate in podjetja, ki ne potrebujejo kompleksnega ERP sistema.
2. Kdaj je bolj smiseln ERP ali večji POS sistem?
Večji POS ali ERP sistem je smiseln takrat, ko podjetje potrebuje kompleksno skladišče, več poslovnih enot, napredno nabavo, računovodske integracije, proizvodnjo ali širše upravljanje poslovanja.
Zakaj blagajna ni samo program za račune?
Največja napaka je, da podjetje blagajno razume samo kot program za račune. Dober prodajni sistem podjetju pokaže, koliko je prodalo, kateri artikli ali storitve se najbolje prodajajo, kdo je izdal račun, koliko je bilo gotovine, koliko kartičnih plačil, kakšen je dnevni promet in kaj se dogaja na posamezni blagajni. Zato je pravilno izbran sistem tudi orodje za nadzor, organizacijo in boljše vodenje poslovanja.
