V Sloveniji že več let velja obvezna uporaba davčnih blagajn za določene zavezance, ki poslujejo z gotovino. Sistem davčnega potrjevanja računov, ki ga upravlja Finančna uprava RS (FURS), je bil uveden z namenom večje transparentnosti, zmanjševanja sive ekonomije in učinkovitejšega pobiranja davkov.
Čeprav se zakonodaja na tem področju občasno posodablja, ostaja ključno vprašanje kdaj točno mora posameznik ali podjetje uporabljati davčno blagajno? V tem članku podrobno razložimo, kdo mora uporabljati davčne blagajne, katere izjeme obstajajo in kakšne obveznosti to prinaša.
Kaj je davčna blagajna in zakaj je obvezna?
Davčne blagajne so sistemi (naprave ali programske rešitve), ki omogočajo izdajo računov pri gotovinskem poslovanju. Njihova osnovna funkcija je, da podatke o vsakem izdanem računu v realnem času posredujejo FURS-u, ki potrdi pristnost in računu dodeli posebno oznako (EOR).
Uporaba davčnih blagajn je obvezna predvsem za zavezance, ki poslujejo z gotovino, vključno s plačili s karticami in mobilnimi aplikacijami, če gre za neposredne storitve ali prodajo izdelkov fizičnim osebam.
Kdo točno so zavezanci za davčne blagajne?
Zavezanci za davčne blagajne so vsi, ki hkrati izpolnjujejo naslednje tri pogoje:
- vodijo poslovne knjige in evidence,
- ob prodaji blaga ali storitev izdajajo račune,
- za te storitve ali izdelke prejemajo gotovinska plačila (vključno s karticami in mobilnimi plačili).
V prvi vrsti so zavezanci za vodenje poslovnih knjig in evidenc:
- Samostojni podjetniki (s.p.), ki prodajajo izdelke ali storitve za gotovinsko plačilo.
- Družbe (d.o.o., d.n.o. in druge pravne osebe), ki poslujejo z gotovino ali karticami.
- Zadruge, društva, zavodi, če opravljajo pridobitno dejavnost in sprejemajo gotovinska plačila.
- Obrtniki in druge fizične osebe, ki opravljajo dejavnost (npr. frizerji, kozmetičarke, serviserji itd.).
- Kmetje, če prodajajo svoje izdelke neposredno kupcem in sprejemajo gotovino.
Poslovne knjige morajo voditi tudi vsi, ki ustvarjajo dohodek iz opravljanja dejavnosti. To pomeni, da so med zavezanci za davčne blagajne, če izpolnjujejo tudi druga dva pogoja, lahko tudi odvetniki, notarji, zobozdravniki, samostojni športniki, kulturniki in sobodajalci.
Tudi t. i. normiranci, ki ugotavljajo davčno osnovo z upoštevanjem normiranih odhodkov, morajo voditi določene evidence, kar jih v določenih primerih prav tako uvršča med zavezance.
Zakon predvideva obveznost uporabe davčne blagajne takoj, ko zavezanec prejme plačilo v gotovini ali s kartico, in to za dejavnost, ki je predmet DDV ali dohodnine.
Kdaj uporaba davčne blagajne ni obvezna?
Obstajajo izjeme, ko uporaba davčne blagajne ni obvezna:
- Če se izdajajo računi izključno v elektronski obliki in se plačilo izvede preko transakcijskega računa (nakazilo).
- Če zavezanec ne posluje z gotovino in ne sprejema kartičnih plačil.
- Pri prodaji na daljavo, kjer ni osebnega stika s kupcem, plačilo pa je izvedeno preko spleta.
Poleg tega je FURS v določenih primerih določil, da zavezanci lahko uporabljajo poenostavljen sistem potrjevanja računov, na primer z vnaprej izdanimi računi, če prodaja poteka v težko dostopnih območjih brez internetne povezave.
Obveznosti zavezancev pri uporabi davčnih blagajn
Zavezanci, ki so dolžni uporabljati davčne blagajne, morajo upoštevati vrsto pravil in postopkov, ki zagotavljajo pravilno delovanje sistema davčnega potrjevanja računov. Najprej morajo pridobiti veljavno digitalno potrdilo, ki omogoča varno identifikacijo pri Finančni upravi RS (FURS). Brez tega potrdila davčna blagajna ne more vzpostaviti povezave z informacijskim sistemom FURS.
Poleg tega morajo poskrbeti, da blagajna, ne glede na to, ali gre za strojno napravo ali programsko rešitev – deluje brezhibno in v skladu z zakonskimi zahtevami. Vsak račun, ki ga izdajo, mora biti opremljen z edinstveno oznako EOR (enolična oznaka računa), ki jo blagajna prejme ob uspešnem potrjevanju podatkov pri FURS-u. Te račune je treba ustrezno hraniti in arhivirati, saj so lahko predmet inšpekcijskega nadzora.
Poleg tega morajo zavezanci na vidnem mestu, na primer ob blagajni ali na vhodu v poslovni prostor, objaviti uradno obvestilo, da je kupec dolžan prevzeti račun. Gre za pomemben ukrep ozaveščanja in nadzora, ki spodbuja odgovorno poslovanje tudi s strani strank.
V primerih, ko pride do tehničnih težav z blagajno ali z internetno povezavo, je zavezanec dolžan nemudoma začeti voditi knjigo izdanih računov. V to knjigo ročno vpisuje vse transakcije, dokler sistem ne začne ponovno delovati. Podatke mora nato naknadno elektronsko poslati FURS-u.
Zanemarjanje teh obveznosti ali nepravilno izvajanje postopkov lahko privede do inšpekcijskih pregledov, opozoril ali celo izreka denarnih kazni. Zato je za vsakega zavezanca ključno, da svoje obveznosti pozna, jih redno izpolnjuje in pravočasno ukrepa ob morebitnih tehničnih ali administrativnih težavah.
Zakaj je pomembno vedeti, kdo je zavezanec?
Poznavanje statusa zavezanca za davčno blagajno je ključno za vse, ki opravljajo samostojno dejavnost ali razmišljajo o podjetništvu. Pravilna uporaba sistema ne zagotavlja le skladnosti z zakonodajo, ampak tudi povečuje zaupanje strank in preprečuje morebitne globe.
Pogoste napake pri uporabi davčnih blagajn
Med pogostejšimi napakami pri uporabi davčnih blagajn so izdajanje računov brez internetne povezave brez ustrezno vodene knjige izdanih računov, uporaba blagajne brez predhodno pridobljenega digitalnega potrdila, nepravilno označevanje načina plačila (na primer gotovina, kartica, bon ipd.) ter neizdaja računa ob vsakem opravljenem nakupu.
Zaključek
Razumevanje, kdo so zavezanci za davčne blagajne, ni le formalnost, ampak pomemben del odgovornega poslovanja. Vsak, ki sprejema gotovinska ali kartična plačila, mora preveriti, ali spada med zavezance, in po potrebi urediti davčno blagajno. S tem se izognemo težavam z zakonodajo in prispevamo k preglednemu poslovnemu okolju.
