Dober program za izdajanje računov vam prihrani čas in denar
Izdajanje računov je ključni vidik vsakega podjetja. Čeprav se pošiljanje računa morda sliši kot hitra in enostavna naloga, nam lahko vzame veliko časa. Na srečo dandanes lahko najdemo programsko rešitev za skoraj vse in izdajanje računov pri tem ni izjema. Na voljo so nam številni kakovostni programi za izdajanje računov, ki lahko namesto nas poskrbijo za celoten postopek ter z avtomatizacijo številnih opravil, povezanih z izdajanjem računov posledično znatno olajšajo administrativno obremenitev. Programska oprema za izdajanje računov nam omogoči, da učinkoviteje upravljamo vse procese in posledično prihranimo veliko časa in denarja.
Ponudba računovodskih programov je velika, odločitev, katerega bomo uporabili, pa je v prvi vrsti odvisna od naših potreb. Pri toliko možnostih, med katerimi lahko izbiramo, je včasih težko vedeti kateri program je najprimernejši za naše podjetje. V nadaljevanju je podanih nekaj namigov o tem na kaj moramo biti pozorni pri izbiri programa za izdajanje računov.
Prehod s papirnega izdajanja računov na spletni program za fakturiranje
Vodenje malega podjetja pomeni, da ste sam svoj šef in da morate upravljati tudi svoje finance. Kako izgleda račun, kaj le-ta vsebuje in kdaj ga pošljete, lahko pomembno vpliva na to kako vaše stranke dojemajo vaše delo.
Fakturiranje je sestavljeno iz izdelave računa, pošiljanja le-tega, prejema plačila in nadaljnjega stika s stranko, celoten proces pa nam lahko vzame dragocen del dneva. Izdajanje računov je verjetno eno najzahtevnejših knjigovodskih opravil, ki lastnikom malih podjetij povzroča stres. Zasledovanje strank in zagotavljanje, da so vsi računi plačani zahteva večopravilnost in dobre knjigovodske sposobnosti. Postopek izdajanja računov lahko postane še bolj zamuden, ko zaradi večjega obsega prodaje in strank podjetje raste.
Da bi bila ta običajna in nujno potrebna opravila lažja, je prehod na spletno izdajanje računov odlična rešitev za večino podjetij. To je veliko bolj učinkovit postopek v primerjavi s katero koli drugo obliko izdajanja računov »brez povezave« in predstavlja odlično alternativo starim računovodskim sistemom. Program za fakturiranje ni le enostavnejši od običajnih predlog za fakturiranje, ampak tudi veliko hitrejši. V tradicionalnem poslovnem modelu je vsak papirni postopek poln administrativnih korakov in posebnosti. Tehnološki preboj, ki je privedel do pojava programske opreme za spletno izdajanje računov, je prinesel mnoge učinkovite rešitve. Upravljanje denarnega toka tako ni več omejeno na vodenje blagajniških knjig in računovodstva. Sedaj je na voljo veliko izbire programske opreme za spletno izdajanje računov, ki s poenostavitvijo celotnega procesa upravljanja računa poenostavi vaše računovodske obveznosti, od ustvarjanja računov profesionalnega videza do preverjanja poročil o plačilih in računih vaših strank.
Z uvedbo programske opreme za izdajanje računov boste tako svojemu računovodstvu ne le prihranili veliko časa in truda, temveč tudi zmanjšali možnost človeških napak.
Zakaj je programska oprema za izdajanje računov pomembna?
Računi so neizogiben del poslovanja. Ne glede na to, ali ste samostojna trgovina ali velika korporacija, boste morali svojim strankam izdajati račune za izdelke in storitve, ki jih nudite. Račun služi tudi kot dokazilo o nakupu in plačilu za vašo stranko ter v končni fazi kot evidenca zaslužka za vaše davčne obveznosti. Poleg tega vam pravilno izdajanje računov pomaga zaščititi tudi denarni tok vašega podjetja.
Ta postopek je lahko izjemno dolgotrajen, vendar ni nujno, da je. S pomočjo dobre programske opreme za izdajanje računov lahko namreč svoje račune izdate hitro in enostavno. Program za izdajanje računov lahko namesto vas avtomatizira celoten postopek izdajanja računov, zaradi česar je le-ta hitrejši in natančnejši. Avtomatizira lahko tudi številna opravila, povezana z izdajanjem računa, kot je npr. izračun skupnih zneskov, dodajanje davkov in popustov ter tiskanje računov. Poleg tega številni programi za izdajanje računov ponujajo funkcije, ki vam omogočajo sledenje plačilom in upravljanje financ.
Programska oprema vam bo tako pomagala zagotoviti, da bodo vaši računi ne samo izgledali profesionalno, temveč bodo zagotavljali tudi natančen zapis vašega poslovanja.
Izbira programske opreme
Ena najpomembnejših odločitev, ki jih mora sprejeti lastnik malega podjetja, je odločitev katero programsko opremo za spletno obračunavanje ali izdajanje računov bo uporabil, saj le-ta lahko pomaga poenostaviti procese ter prihrani čas in denar. Pri tem je izjemno pomembno, da izberemo pravo in najboljšo programsko opremo, ki ustreza poslovnim zahtevam ali ki jo je mogoče integrirati tako, da ustreza vašim poslovnim potrebam in proračunu.
Ko gre za izbiro programske opreme za izdajanje računov, je pomembno, da ugotovimo, katero vrsto programske opreme potrebujemo ter da upoštevamo ponujene funkcije. Morda bomo želeli programsko opremo za izdajanje računov z integriranimi plačili, zmožnostmi sledenja zalogam in avtomatizacijo zaračunavanja. Morda potrebujemo možnost, da ustvarimo profesionalne račune hitro in preprosto ali pa potrebujemo prilagodljiv dizajn za vsak račun. Številni programi za izdajanje računov imajo tudi zmožnosti poročanja. Pomembno je tudi, da ima program zanesljivo storitev za stranke in redne posodobitve.
Morda bomo želeli bolj napredne funkcije ali pa samo najosnovnejše zmožnosti izdajanja računov (če gre npr. za manjše podjetje). Na voljo so številne možnosti, med katerimi lahko izbiramo glede na svoje posebne potrebe.
Na kaj moramo biti pozorni pri programu za izdajanje računov?
Ko izbiramo programsko opremo za izdajanje računov je torej potrebno, da smo pozorni na številne značilnosti. Ali obstaja uporabniku prijazna nadzorna plošča, ki omogoča hiter dostop do podatkov in drugih funkcij? Ali programska oprema ponuja mobilni dostop, tako da lahko upravljate svoje račune na poti? Pri tem se lahko obrnemo tudi na ocene dejanskih strank. Izkušeni uporabniki lahko pogosto zagotovijo vpogled v to, kako intuitiven in uporabniku prijazen je določen program, kar vam lahko pomaga pri boljši odločitvi. V nadaljevanju je predstavljenih nekaj najpomembnejših dejavnikov:
• Hitrost in enostavnost uporabe:
Ena od glavnih prednosti programske opreme za izdajanje računov je enostavna uporaba. Program za izdajanje računov mora biti preprost za krmarjenje, z jasnimi navodili za ustvarjanje in pošiljanje računov. Konec koncev, če je uporaba pretežka ali zamudna, vam programska oprema sploh ne bo koristila.
• Cena:
Eden najpomembnejših dejavnikov, ki jih je potrebno upoštevati pri iskanju kakršne koli programske opreme je cena. Če želite oceniti svoj proračun, razmislite, koliko časa in denarja vam bo program prihranil.
• Možnosti prilagajanja:
Računi nikoli niso enaki za vse. Različne stranke zahtevajo različne formate in nekatere panoge zahtevajo, da računi ustrezajo določenim operativnim standardom. S programsko opremo za spletno izdajanje računov lahko preprosto prilagodite račune glede na posamezne stranke in njihove zahteve. To lahko dosežemo z uporabo standardne predloge, ki omogoča spreminjanje po potrebi v skladu s sklenjenimi dogovori. Nič ne odraža strokovnosti bolj kot lepo oblikovan in prilagojen račun.
• Enostavni račun:
Znotraj programa lahko pripravimo tudi enostavni račun ali POS račun, kjer je pomembna le količina in cena. Podatki se zapisujejo med ostale dokumente, to je samo sredstvo za hitro izdelavo računa. Enostavni račun je mogoče pripravljati v okviru nastavitev za davčno potrjevanje računov in če imamo negotovinske račune.
• Varnost podatkov:
Program za fakturiranje nedvomno obravnava zelo občutljive informacije na vseh ravneh poslovanja. V tem primeru se moramo prepričati, da so naši finančni podatki in podatki strank v varnih rokah. Najboljši generator računov bi moral ponujati shranjevanje podatkov na varnih strežnikih in varnostne kopije.
• Širok nabor možnosti plačila:
Program bi moral strankam ponujati različne načine plačevanja računov, vključno s spletnimi plačili, kreditnimi karticami in PayPal-om.
• Integracija z drugo programsko opremo:
S sinhronizacijo z drugo programsko opremo, ki jo uporabljamo, kot je npr. računovodski program ali pa sistem za upravljanje odnosov s strankami, lahko prihranimo čas in izboljšamo natančnost.
• Mobilnost:
Morda ste mobilno podjetje, ki pošilja račune na poti. V tem primeru boste želeli programsko opremo za izdajanje računov, ki ponuja mobilno aplikacijo ali vsaj mobilnim napravam prijazno spletno mesto.
• Združljivost mobilnih in spletnih aplikacij:
Program mora biti združljiv z mobilnimi in spletnimi aplikacijami, tako da lahko do njega dostopate iz katere koli naprave in kjerkoli.
Pri podjetju Shopsy na primer ponujajo preprosto in uporabniku prijazno rešitev za prodajo blaga in storitev ter celovit pregled nad naročanjem, prodajo in zalogami z enega mesta. Shopsy je namenjen manjšim trgovcem in podjetnikom, da se izognejo vsej papirolgiji. Podatki so pri tem shranjeni v oblaku, zato je za njihovo varnost odlično poskrbljeno, večjim zakonskim spremembam pa sledijo namesto vas. Davčna blagajna Shopsy podpira iOS, Android v sistemu Windows, sistem pa se lahko uporablja tako na računalniku kot tablici ali telefonu. Shopsy strokovnjaki vam bodo pri tem v veliko pomoč tudi pri izbiri prave strojne opreme za vaše podjetje. Poleg tega se Moj Shopsy lahko pohvali z enostavno uporabo ter nizkimi mesečnimi stroški.
Shopsy program za izdajanje računov vam bo pomagal avtomatizirati celoten postopek obračunavanja ter prihraniti čas in denar. Njihovo ponudbo si lahko ogledate tukaj!
Prednosti uporabe programske opreme za spletno izdajanje računov
Programska oprema za spletno fakturiranje je ustvarjena za prihranek vašega časa. Programska oprema za spletno izdajanje računov avtomatizira številna opravila in opravi večino dela namesto vas.
Preprostejši program za izdajanje računov vam omogoča hitro sestavljanje računov in spremljanje vsega, kar ste fakturirali v preteklosti, naprednejši pa vam omogoča dodatne funkcije kot so zbiranje plačil prek spleta, nastavitev opomnikov za plačilo in prilagajanje videza vaših računov.
Programska oprema za izdajanje računov je nekaj, kar lahko vsako podjetje uporabi za povečanje produktivnosti. Ne glede na to ali je vaše podjetje majhno ali veliko, breme izdajanja računov ostaja enako. Tukaj je le nekaj osnovnih prednosti uporabe programske opreme za izdajanje računov:
• Prihranek časa in zmanjšanje papirologije:
Z uporabo programske opreme za izdajanje računov lahko prihranite več ur na dan, ki jih lahko koristno porabite za osredotočanje na druge pomembne naloge v vašem podjetju.
• Povečana poslovna produktivnost:
Avtomatizacija postopka izdajanja računov pomaga povečati produktivnost in učinkovitost vašega podjetja. Prihrani vam ogromno časa in denarja in posledično se lahko osredotočite na rast svojega podjetja.
• Boljša organizacija:
Programska oprema za elektronsko izdajanje računov je zelo uporabna pri spremljanju vseh dostavljenih, zapadlih in čakajočih računov. To pomeni, da lahko uživate v bolj organizirani in učinkoviti delovni etiki.
• Sledenje stroškom:
Sledenje svojim stroškom je nujno, če želite ostati v prednosti. Eden najpomembnejših finančnih ciljev za mala podjetja je povečanje njihovih financ. Vendar pa je težko doseči ta cilj, ne da bi natančno videli, koliko porabite in kje.
• Finančna poročila:
Programska oprema za izdajanje računov vam omogoča ustvarjanje finančnih poročil, kar vam bo pomagalo poenostaviti vaše delo ali delo vašega računovodje.
• Globalno:
Mnogi samostojni podjetniki in lastniki malih podjetij morajo imeti možnost dostopa do svojih računov od koder koli na svetu. Spletna programska oprema omogoča, da so vsi zapisi in računi shranjeni na spletu ter preprost dostop do ogromnih količin podatkov v nekaj klikih in brez zamude.
• Okolju prijazno:
Ker se računi digitalno prenašajo, ni potrebno posekati nobenega drevesa, kar pa pomeni, da bomo zmanjšali tudi svoj ogljični odtis.
Ne glede na to ali ste lastnik majhnega podjetja, ustanovitelj startupa, samostojni podjetnik ali pa velika korporacija, je današnji trg vse bolj konkurenčen. Podjetja vseh velikosti morajo iskati načine za prihranek časa in denarja.
Programska oprema za izdajanje računov sicer ni obvezna oprema za vsa podjetja, vendar pa je to izjemno koristno orodje. Če si vzamemo nekoliko časa za raziskovanje in primerjavo različnih programov, lahko najdemo tistega, ki ustreza našim posebnim potrebam in nam pomaga poenostaviti postopek izdajanja računov.
Prednosti uporabe programske opreme za spletno fakturiranje dejansko odtehtajo stroške njene uvedbe. Pri zamenjavi postopka izdajanja računov moramo zato temeljito razmisliti o izbiri prave rešitve za izdajanje računov z ustreznimi funkcijami.
S skrbnim raziskovanjem in premislekom lahko najdemo popolno programsko opremo za izdajanje računov, ki nam bo pomagala racionalizirati naše poslovne operacije in v končni fazi zagotoviti naš finančni uspeh.
Nazaj na seznam