Bistven del poslovnega procesa vsakega podjetja vključuje potrjevanje prejetih računov. Račune lahko podjetja prejemajo v papirni ali elektronski obliki. Prejeti račun mora podjetje plačati v dogovorjenem roku ali ga reklamirati. V ta namen mora vzpostaviti učinkovit proces, v katerem odgovorne osebe račun bodisi potrdijo bodisi zavrnejo. S tem je omogočeno natančno sledenje stroškom, preprečujejo se napake in goljufije ter zagotovljena je skladnost poslovanja z računovodsko zakonodajo.
Kateri so nujni koraki pri potrjevanju prejetih računov?
Potrjevanje prejetih računov je postopek, pri katerem podjetje preveri račune, ki jih prejme od svojih dobaviteljev. Ko podjetje prejme račun, ga je potrebno evidentirati in shraniti v ustrezen sistem. Račun se preveri glede na skladnost s pogodbenimi pogoji, naročilnico in dejansko opravljenimi storitvami ali prejetimi izdelki. Ta proces vključuje preverjanje zneskov, datumov, specifikacij izdelkov ali storitev ter drugih ključnih podatkov. Cilj je zagotoviti, da so vsi računi pravilni in da se plačila izvedejo le za dejansko prejete izdelke ali opravljene storitve. Po preverjanju skladnosti, pristojna oseba potrdi račun in ga odobri za plačilo. Ko je račun potrjen, se pripravi za plačilo v skladu s plačilnimi pogoji.
Zakaj je potrjevanje prejetih računov pomembno?
Ključna naloga potrjevanja računov je boljša preglednost nad finančnim poslovanjem podjetja. Natančno sledenje stroškom preprečuje napake, kot so dvojna plačila, napačni zneski ali plačila za storitve, ki niso bile opravljene. Prav tako zmanjšuje tveganje za goljufije s strani dobaviteljev.
Še pomembnejša pa je skladnost z zakonodajo in predpisi za zagotovitev pravilnosti in zakonitosti poslovanja podjetja. Natančno potrjevanje računov zmanjšuje tveganje za pravne težave in finančne izgube ter ohranja integriteto poslovnega subjekta. Uvedba ustreznih postopkov in orodij za potrjevanje računov je zato nujna za vsako podjetje, ki želi poslovati učinkovito in v skladu z zakonodajo.
Zakonodaja in predpisi
V Sloveniji je potrjevanje prejetih računov urejeno z različnimi predpisi in zakoni, med katerimi je ključni Zakon o računovodstvu (Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o računovodstvu - ZRačun-1). Ta zakon določa, da morajo biti vsi poslovni dogodki pravilno evidentirani in potrjeni, kar vključuje tudi prejetje računov.
Temeljne točke, ki jih zakonodaja zahteva:
- Evidentiranje vseh poslovnih dogodkov: Zakon o računovodstvu zahteva, da so vsi poslovni dogodki, vključno s prejetimi računi, natančno evidentirani v računovodskih knjigah podjetja. To vključuje datum prejema računa, znesek, dobavitelja in druge relevantne informacije.
- Pravilnost in točnost podatkov: Podatki na prejetih računih morajo biti točni in skladni z dejansko opravljenimi storitvami ali dobavljenimi izdelki. Vsak prejeti račun je treba preveriti glede na pravilnost zneskov, specifikacij in drugih podrobnosti.
- Skladnost s pogodbenimi pogoji: Računi morajo biti v skladu s pogoji, določenimi v pogodbah ali naročilnicah med podjetjem in njegovimi dobavitelji. To vključuje preverjanje skladnosti cen, količin in drugih dogovorjenih pogojev.
- Pravočasna obdelava in plačilo: Prejeti računi morajo biti pravočasno obdelani in plačani v skladu s plačilnimi pogoji, določenimi v pogodbi ali zakonu. Zakon o računovodstvu poudarja pomembnost pravočasne obdelave računov za ohranjanje finančne discipline podjetja.
- Arhiviranje dokumentov: Vsi prejeti računi in spremljajoča dokumentacija morajo biti ustrezno arhivirani. Zakon zahteva, da se dokumenti hranijo za določeno obdobje, kar omogoča preglednost in sledljivost poslovnih dogodkov v prihodnosti.
- Skladnost z davčnimi predpisi: Prejeti računi morajo biti v skladu z davčnimi predpisi, kar vključuje pravilno obračunavanje davka na dodano vrednost (DDV) in drugih davkov. Zakon o računovodstvu določa, da morajo podjetja upoštevati vse relevantne davčne predpise pri obdelavi prejetih računov.
- Notranji nadzor in revizija: Zakon o računovodstvu priporoča redne notranje revizije, ki pomagajo pri odkrivanju morebitnih nepravilnosti ali neskladij v postopkih potrjevanja računov.
Kako učinkovito izvajati proces potrjevanja prejetih računov
Številna podjetja so že uspešno uvedla sisteme za potrjevanje elektronskih in papirnih prejetih računov in s tem znatno izboljšala svoje poslovanje.
Ključna je jasna določitev postopkov in dodelitev odgovornostim zaposlenim. Vsak račun mora biti pregledan in potrjen s strani pristojne osebe, ki preveri njegovo skladnost z naročilom in pogodbenimi pogoji. Zaposleni morajo biti redno seznanjeni z novimi predpisi in najboljšimi praksami, ki vključujejo predvsem uporabo novih tehnologij.
Uporaba digitalnih orodij in avtomatiziranih sistemov lahko bistveno pospeši proces potrjevanja računov. Glavne prednosti uporabe avtomatskih rešitev vpisovanja računov so: občutno zmanjšanje potrebnega časa za vnos/prepis podatkov iz prejetih računov, izognemo se napakam, ki so posledica ročnega vnašanja, zajeti računi se shranijo v arhivu in so dosegljivi od kjerkoli in kadarkoli.
Potrjevanje prejetih računov je ključnega pomena za vsako podjetje, saj omogoča natančno upravljanje stroškov, preprečevanje napak in goljufij ter skladnost s predpisi. Uvedba digitalnih in avtomatiziranih sistemov za potrjevanje računov lahko znatno izboljša učinkovitost tega procesa. Sledite najboljšim praksam in redno usposabljajte zaposlene, da bo vaš sistem potrjevanja prejetih računov vedno deloval optimalno.
Nazaj na seznam