Pred davčnim potrjevanjem računov morate sprejeti interni akt

Izdaja prvega računa je nedvomno eden najlepših trenutkov na podjetniški poti, k temu pa sodi tudi davčno potrjevanje računov. Kot podjetnik ali bodoči podjetnik gotovo veste, da je pred prvim davčno potrjenim računom potrebno opraviti kar nekaj formalnih postopkov. Eden izmed njih je tudi sprejem internega akta. 

Gre za interni dokument, brez katerega pri gotovinskem poslovanju ne morete davčno potrjevati računov. To pomeni, da morate to urediti pred uporabo davčne blagajne in izdajo prvega računa. Če boste gotovinsko poslovali brez internega akta, vas lahko, v primeru kontrole poslovanja, doleti globa v višini od 4.000 do 75.000 evrov. Da vam olajšamo delo, smo vam pripravili navodila z informacijami, ki vam bodo v pomoč pri pripravi internega akta za vaš posel.   
 

Kaj je interni akt in kaj ta vsebuje?

Če poslujete gotovinsko in pri svojem poslu uporabljate davčno blagajno, je interni akt obvezen dokument, ki ga morate pripraviti še pred začetkom davčnega potrjevanja računov. Interni akt pripravite sami, vanj pa vnesete osnovne informacije, ki jih potrebujete za izdajo računov. V njem popišete vse svoje poslovne prostore in jim dodelite oznako. Poleg tega se v internem aktu določi tudi način oziroma pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov. Izbira izpolnitve obrazca internega akta se razlikuje glede na:

• število lokacij izdajanja računov,
• glede na število elektronskih naprav, s katerimi boste izdajali račune.

Spodaj smo vam pripravili natančen pregled korakov, ki jih morate kot podjetnik opraviti pri sprejemu internega akta. 

Kateri so koraki, ki jih morate opraviti pred sprejemom internega akta in davčnim potrjevanjem računov?

1. Popis poslovnega prostora

Poslovni prostor je vsak prostor, v katerem boste stalno ali začasno izdajali gotovinske račune svojim strankam. Lahko je premičen (stojnica, avto,...) ali nepremičen (sedež podjetja, pisarna, dom). Poslovni prostor ni vedno enak prostoru, v katerem izvajate dejavnost. V primeru sobodajalcev se npr. kot poslovni prostor šteje samo prostor izdaje računa, ne pa tudi različne lokacije nepremičnin, ki jih oddajajo. Poglejmo si, kakšne vrste poslovnih prostorov poznamo. 

Nepremičen poslovni prostor

Nepremičen poslovni prostor je vsak nepremičen prostor, kjer se odvija izdaja računov. Ponavadi gre tukaj za sedež podjetja ali prostor izvajanja dejavnosti (masažni ali frizerski salon, pisarna, tudi trgovina). Če izdajate račune v različnih prostorih, ki pa so vsi na istem naslovu, lahko registrirate samo en poslovni prostor. Navedeno velja tudi, če ima stavba v registru nepremičnin evidentiranih več delov stavbe. Če izdajate račune na treh različnih naslovih, morate vse tri registrirati v internem aktu. 

Premičen poslovni prostor

Se ukvarjate z dejavnostjo, kjer večino časa preživite na terenu? Dokler na terenu samo opravljate delo, račune pa izdajate v enem prostoru (na sedežu podjetja, v pisarni), vam premičnega poslovnega prostora ni potrebno registrirati. V kolikor pa boste na terenu izdajali tudi račune, je ta registracija potrebna. Med premične poslovne prostore se štejejo vsi premični objekti, v katerih izdajate račune. To so lahko stojnice, avtomobili, kioski, avtobusi in drugo. Med premične objekte štejemo tudi elektronske naprave za izdajo računa kot je prenosna davčna blagajna.

Prenosna davčna blagajna kot premičen poslovni prostor

Med poslovne prostore, ki jih je potrebno popisati v internem aktu, se lahko šteje tudi elektronska naprava za izdajo računov (mobilna davčna blagajna). Vendar previdno, mobilna davčna blagajna se zavede kot poslovni prostor samo v primeru, da ne boste izdajali računov v okviru premičnega poslovnega objekta. Za lažjo predstavo, je tukaj primer, kako prijavite davčno blagajno kot poslovni prostor. 

2. Poslovnim prostorom določite oznako

Ko določite in popišete vaše poslovne prostore, je čas za naslednji korak. Vsak poslovni prostor potrebuje oznako, ki jo določite sami. Oznaka poslovnega prostora je sestavni del številke računa, ki je določena kot obvezen podatek na računu. Oznaka je lahko sestavljena iz številk 0-9 in črk a-z in A-Z. V oznaki lahko kombinirate uporabo črk in številk. Nekaj primerov oznak za lažjo predstavo: blagajna01, TRG01, EN07. 

3. Določite pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov

V internem aktu morate imeti pravilno opredeljen način številčenja računov. Zakonodaja nalaga, da si morajo zaporedne številke računov vsako poslovno leto slediti v neprekinjenem zaporedju, to pa ne pomeni, da se mora zaporedje vsako poslovno leto pričeti z 1 (»resetirati«). Poglejte si navodila, kako se lotiti številčenja računov. 

V pomoč naj vam bodo vzorci internih aktov

Zdaj veste, kaj naj interni akt vsebuje in kakšni so koraki njegovega sprejema. Za še lažjo predstavo in hitrejši začetek davčnega potrjevanja računov vam predlagamo, da si pogledate vzorce internih aktov. Ti so dostopni na spletni strani Dursa, kjer boste našli tudi povezavo do elektronske oddaje akta, ki jo lahko opravite preko portala eDavki. 

Interni akt je pripravljen, zdaj izberite pravo davčno blagajno zase

Ko bo interni akt pripravljen, ga ni potrebno pošiljati v potrditev na Furs, morate pa ga predložiti v primeru davčne kontrole poslovanja. 

Čestitamo, zdaj ste že korak bližje izdaji vašega prvega računa. Predlagamo, da se zdaj lotite izbire prave davčne blagajne za vaš posel. Pri izbiri bodite pozorni na različne dejavnike, ki vplivajo na primernost davčne blagajne za vaše podjetje. Najprej preverite, kaj blagajna ponuja in kakšne varnostne funkcije omogoča. V veliko pomoč vam bo združljivost s platformami, kot je računovodski sistem Minimax. 

Združljivost s platformami, kot je računovodski sistem Minimax, je velika prednost. 

Vemo, da vam podjetnikom vedno primanjkuje časa in ravno zato vam svetujemo, da si ga tokrat vzamete malo več. Preverite, kaj potrebujete za vaš posel in kaj vam različni ponudniki ponujajo in koliko podpore uporabnikom nudijo. Velika prednost je enostavna uporaba davčne blagajne in možnost namestitve različnih vtičnikov. Davčno blagajno izberite premišljeno, saj vam lahko ta prihrani ogromno časa in živcev, je vaš najboljši partner v primeru kontrole poslovanja in vam olajša pot do poslovnega uspeha. 

Nazaj na seznam